Essa é a pergunta de ouro e que os clientes me fase de preparação para a certificação costumam fazer: “Minha empresa pode ser reprovada na auditoria ISO 9001?”
Tecnicamente, a certificação ISO 9001 não utiliza o termo “reprovação”. Mas isso não significa que não existam riscos de perder ou não conquistar o certificado.
O que ocorre durante a auditoria ISO 9001 é a identificação de:
• Não conformidade menor
• Não conformidade maior
A certificação ISO 9001 é negada ou suspensa quando a empresa apresenta um conjunto de não conformidades maiores sem tratamento eficaz, ou seja, problemas graves que colocam em dúvida a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Principais motivos de reprovação na auditoria ISO 9001
1. Sistema de Gestão da Qualidade não aplicado na prática
Um dos principais motivos de reprovação na ISO 9001 é ter um Sistema de Gestão da Qualidade apenas no papel. O grande segredo da auditoria é que o auditor verificará se os processos descritos no papel realmente são executados no dia a dia.
O documento pode até ser bonito, mas se não for aplicado, gera uma não conformidade.
2. Falta de evidências e registros obrigatórios
Durante a auditoria ISO 9001, não basta dizer que faz — é preciso comprovar. E quando os registros são inexistentes ou incompletos, gera uma não conformidade nesse requisito da norma.
Portanto a reprovação pode ocorrer quando:
- Registros não existem;
- Registros são incompletos;
- Evidências não sustentam os requisitos da norma.
Auditor trabalha com fatos, dados e evidências objetivas.
3. Objetivos da qualidade mal definidos
A norma exige objetivos da qualidade claros, mensuráveis e monitorados.
A empresa pode ser reprovada quando:
• Não possui objetivos da qualidade;
• Define objetivos genéricos;
• Falta de indicadores e metas
Objetivos sem medição não demonstram gestão eficaz.
4. Auditoria interna ISO 9001 inexistente ou ineficaz
A auditoria interna ISO 9001 é fundamental para validar o sistema antes da auditoria externa. É uma das etapas mais importantes.
Falhas comuns:
• Auditoria interna não realizada;
• Auditoria feita apenas para “cumprir tabela”;
• Falta de ações corretivas.
Portanto uma auditoria interna mal conduzida, ou mesmo a ausência da auditoria interna, é prejudicial para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e não prepara a empresa para auditoria externa, comprometendo o processo de certificação ISO 9001.
O momento da auditoria interna deve ser levado a sério para que a empresa tenha uma prévia da real situação do Sistema de Gestão da Qualidade e como serão as ações para melhorar os pontos levantados na auditoria interna da ISO 9001, baseadas em análise da causa raiz.
A Auditoria interna ISO 9001 deve mostrar a realidade do SGQ e orientar melhorias reais.
5. Colaboradores despreparados para a auditoria ISO 9001
Durante a auditoria, os auditores conversam diretamente com os colaboradores.
É um problema grave quando:
• Funcionários não conhecem seus processos;
• Falta de treinamento e conscientização;
• Atividades são executadas fora do padrão.
Manter a equipe com as competências atualizadas, time engajado e consciente de seu papel na empresa é fundamental para o bom desempenho da auditoria ISO 9001.
Como evitar reprovação na auditoria ISO 9001?
Para ser aprovado na auditoria ISO 9001, a empresa deve:
✔ Aplicar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) na prática;
✔ Manter registros organizados e atualizados;
✔ Realizar auditoria interna eficiente;
✔ Treinar e engajar os colaboradores;
✔ Contar com uma certificadora ISO 9001 confiável
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