Sua empresa sobreviveria à saída do seu melhor colaborador amanhã?
Essa pergunta, incômoda para qualquer Gestor, é exatamente o que a ISO 9001:2026 está prestes a colocar no centro da conversa sobre Qualidade. Com a publicação da norma revisada prevista para Setembro de 2026, chegou a hora de as Organizações pararem de tratar o Conhecimento Organizacional como um item burocrático e passarem a enxergá-lo como o que ele sempre foi: um ativo estratégico, tão real quanto uma máquina, um estoque ou uma carteira de clientes.
Neste artigo, a Uni Global aprofunda um dos pontos mais relevantes — e menos comentados — da revisão da ISO 9001:2026: as mudanças no item 7.1.6 (Conhecimento Organizacional) e o que elas exigem, na prática, de empresas que buscam ou já possuem a certificação ISO 9001 ou que estão em busca.
O que é Conhecimento Organizacional, afinal?
Antes de falar sobre o que muda, vale relembrar o que a ISO 9001:2015 já dizia.
O requisito 7.1.6 estabelece que a Organização deve determinar o conhecimento necessário para operar seus processos e para alcançar a conformidade de produtos e serviços. Esse conhecimento precisa ser mantido e estar disponível na medida necessária, e a empresa deve considerar como vai adquirir ou acessar conhecimento adicional quando surgirem novas necessidades ou tendências de mudança.
Na prática, conhecimento organizacional é tudo aquilo que permite que um processo funcione mesmo quando a pessoa que o executa não está presente. É a diferença entre uma empresa em que o procedimento crítico mora na cabeça de um único Técnico, Engenheiro ou Gerente, e uma empresa em que esse mesmo procedimento está estruturado, testado e transferível.
Esse conhecimento pode vir de fontes internas — propriedade intelectual, lições aprendidas com falhas e sucessos, experiência acumulada, know-how não documentado que circula entre equipes — ou de fontes externas, como normas técnicas, Universidades, Treinamentos e Congressos e o conhecimento trazido por clientes e fornecedores. A norma nunca exigiu documentar tudo; cada organização decide o que é essencial ao seu funcionamento e como esse conhecimento deve circular.
O que muda no requisito 7.1.6 na ISO 9001:2026
Aqui está o ponto que poucos conteúdos sobre a revisão têm explorado em profundidade, e que faz toda a diferença para quem já convive com auditorias de certificação: o texto do segundo parágrafo do requisito 7.1.6 está sendo reescrito, e a mudança não é apenas de estilo.
Na versão vigente, o Conhecimento Organizacional deve ser mantido e estar disponível. Na minuta da ISO 9001:2026, os verbos mudam para um padrão bem mais exigente: o conhecimento deve ser retido, aplicado e compartilhado na extensão necessária.
Três palavras, três implicações diferentes:
● Reter substitui “manter” e reforça a ideia de continuidade: o conhecimento não pode se perder quando um colaborador muda de função, se afasta ou deixa a empresa. Reter pressupõe um mecanismo ativo de preservação, não apenas um arquivo esquecido em uma pasta de rede.
● Aplicar é o verbo novo, e é o mais revelador. Não basta ter o conhecimento guardado — ele precisa ser efetivamente usado nos processos do dia a dia. Um procedimento documentado que ninguém segue, ou uma lição aprendida que nunca é incorporada à rotina, deixa de atender ao espírito do requisito.
● Compartilhado substitui “estar disponível” e eleva o padrão de passividade para ativação: não basta que o conhecimento exista em algum lugar acessível; a organização precisa garantir que ele efetivamente circule entre as pessoas que precisam dele.
A revisão também elimina a Nota 1 do requisito atual (que trazia a definição conceitual de conhecimento organizacional) e simplifica a Nota 2, que lista exemplos de fontes de conhecimento interno e externo. Isso sinaliza uma norma mais enxuta, mas que cobra evidências mais concretas de gestão do conhecimento na prática — não apenas discurso.
Por que essa mudança não é apenas semântica
É tentador olhar para “manter e estar disponível” versus “reter, aplicar e compartilhar” e pensar que se trata de um ajuste redacional sem grandes consequências. Do ponto de vista de auditoria, o efeito é o oposto.
Quando um auditor de certificação avalia o requisito 7.1.6 hoje, uma evidência documental já é, muitas vezes, suficiente: existe uma lista de lições aprendidas, existe uma pasta compartilhada, existe um procedimento arquivado. A partir da ISO 9001:2026, essa evidência documental deixa de ser suficiente por si só. O auditor vai precisar perguntar — e a organização vai precisar demonstrar — como aquele conhecimento chegou até quem precisa dele e como ele está sendo efetivamente aplicado na operação.
Isso conecta diretamente com outras mudanças da revisão: o reforço do papel da liderança na promoção de uma cultura de qualidade (item 5.1.1), a ampliação dos requisitos de conscientização para incluir essa cultura organizacional (item 7.3) e a exigência de considerar recursos e informações — não apenas recursos — no planejamento de mudanças (item 6.3). O conhecimento organizacional deixa de ser um item isolado do bloco “Apoio” e passa a se conectar com a espinha dorsal da norma: liderança, cultura, gestão de riscos e melhoria contínua.
Os riscos reais de negligenciar a gestão do conhecimento
● Dependência de pessoas-chave. Quando o conhecimento crítico de um processo está apenas na experiência de um colaborador, a saída dessa pessoa — por demissão, aposentadoria, doença ou simples mudança de área — pode gerar retrabalho, não conformidades e perda de desempenho por meses.
● Repetição de erros já resolvidos. Sem um mecanismo real de compartilhamento, lições aprendidas em um projeto, uma obra ou uma unidade não chegam a outras equipes que enfrentarão o mesmo problema mais tarde.
● Auditorias mais desafiadoras. Organizações que não conseguem demonstrar como o conhecimento é aplicado — e não apenas documentado — tendem a receber mais observações e não conformidades nas auditorias de certificação e recertificação.
● Perda de vantagem competitiva. Conhecimento técnico não retido e não compartilhado é, na prática, capital intelectual desperdiçado — exatamente o tipo de ativo que diferencia empresas líderes de mercado das demais.
Como preparar sua empresa: um roteiro prático
A boa notícia é que se antecipar ao requisito revisado não exige reinventar o Sistema de Gestão da Qualidade. Exige método e disciplina em cinco frentes:
● 1. Mapeie o conhecimento crítico antes de documentá-lo. Identifique, processo a processo, qual conhecimento realmente compromete a conformidade de produtos e serviços caso seja perdido. Nem tudo precisa ser documentado com o mesmo nível de detalhe — o critério é o impacto no negócio.
● 2. Estruture mecanismos de retenção além do documento estático. Procedimentos escritos continuam importantes, mas vídeos curtos de treinamento, gravações de reuniões técnicas, bases de lições aprendidas pesquisáveis e programas de mentoria estruturada retêm conhecimento tácito que nenhum procedimento formal captura sozinho.
● 3. Torne o compartilhamento parte da rotina, não um evento isolado. Reuniões de repasse de conhecimento em desligamentos e promoções, sessões periódicas de lições aprendidas e comunidades internas de prática transformam “estar disponível” em “compartilhado” de fato.
● 4. Comprove a aplicação, não apenas a existência. Durante auditorias internas, vá além de verificar se o documento existe: pergunte aos colaboradores como usam aquele conhecimento no dia a dia e busque evidências de que ele influenciou decisões reais.
● 5. Conecte a gestão do conhecimento à liderança e à cultura de qualidade. Como a revisão reforça o papel da alta direção na promoção da cultura organizacional, é o momento de a liderança patrocinar, de forma visível, os programas de retenção e compartilhamento de conhecimento — não deixá-los apenas com a área de qualidade.
Dicas importantes: o que fazer na prática para documentar o Conhecimento Organizacional
Quanto menos um processo depender exclusivamente da memória de uma pessoa, menor é o risco para a Organização. Então a pergunta de ouro é: como estruturar esse conhecimento de modo que seja acessível para quem precisa utilizar?
Aqui vão algumas ideias:
1. Centralize as informações em locais como: SharePoint, Drive Estruturado, Intranet, etc. O ambiente deve ter mecanismo de back up e ser de fácil consulta.
2. Implantar Programas de transferência de conhecimento: Mentoria com os colaboradores, Job rotation, Workshops. Assim o conhecimento deixa de ficar concentrado.
3. Registrar lições aprendidas: após projetos, auditorias, reclamações ou incidentes, cultue o hábito de registrar o que aconteceu, o que deu certo, o que deu errado e quais ações devem ser repetidas ou evitadas. Os registros ajudam a prevenir a repetição e criam um banco de dados para consulta.
4. Planejar a sucessão: para cargos críticos, mantenha:
· Substitutos treinandos;
· Plano de Sucessão;
· Período de sobreposição antes do desligamento;
· Documentação das atividades essenciais.
O momento certo para agir é agora — não na véspera da transição
Com o cronograma da ISO 9001:2026 caminhando para a publicação em setembro de 2026, é preciso entender que ANTECIPAÇÃO É PODER. Na prática, empresas que deixam a adequação para os últimos meses costumam enfrentar acúmulo de ajustes, pressão sobre equipes e maior risco de não conformidades logo na primeira auditoria de transição.
Antecipar a revisão do requisito 7.1.6 — e de todo o sistema de gestão da qualidade — é uma oportunidade de transformar uma obrigação normativa em vantagem competitiva real, especialmente para Organizações que dependem de conhecimento técnico especializado: indústria, agronegócio, construção civil, saúde e prestação de serviços complexos.
Como a Uni Global pode apoiar sua empresa nessa transição
A Uni Global acompanha de perto cada etapa da revisão da ISO 9001:2026 — do Draft International Standard à publicação final — para que nossos clientes cheguem à transição com clareza da direção a seguir, e não com surpresas de última hora.
Se sua empresa já é certificada ISO 9001:2015 ou está estruturando seu Sistema de Gestão da Qualidade agora, este é o momento ideal para revisar como o conhecimento organizacional é retido, aplicado e compartilhado na sua operação — antes que isso se torne um ponto de atenção em auditoria.
Entre em contato com a equipe da Uni Global e conheça nossos cursos e serviços de auditoria de Certificação ISO 9001, preparados para acompanhar sua empresa em cada etapa da transição para a nova versão da norma.
Abraços,
Fernanda Scheffer
Diretora Geral – Uni Global
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Artigo criado em Julho de 2026
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